Fin prêt pour votre prochaine réunion
2/3/2018
Traduction: Stéphanie Casada
Au travail, nous passons presque la moitié de notre temps en réunion, mais sommes rarement très efficaces. Voici quelques conseils pour bien préparer vos meetings.
Avant de planifier une réunion inutile et mal préparée, qui peut vous faire perdre beaucoup de temps et mettre vos nerfs à rude épreuve, vous devriez d'abord vous poser les questions suivantes. Rappelez-vous qu’il est rare de pouvoir répondre à toutes ces questions:
- Quand la réunion aura-t-elle lieu?
- Combien de temps va-t-elle durer?
- Où doit-elle se dérouler?
- Quelle taille la salle de réunion doit-elle faire? Objectif?
- Les supports et outils nécessaires sont-ils disponibles?
- La salle est-elle réservée et sera-t-elle prête à temps?
Choix des participants
Regardez qui est concerné par le sujet et devrait donc assister à la réunion. Vous devriez inviter les participants à la réunion le plus tôt possible afin qu'ils puissent se préparer en conséquence. L'invitation doit contenir au moins des informations sur:
- L’heure
- Le lieu
- Le sujet, le but
- Les participants
Déroulement
Au début, il faudrait toujours saluer les participants et leur rappeler le sujet ainsi que le but de la réunion. Ensuite, vous pouvez les motiver en:
- posant des questions (les questions incitent à réfléchir)
- montrer ce que le sujet a à voir avec chaque participant
Préparation de la salle
Tout d'abord, il est important de se demander où la réunion peut et doit avoir lieu. Dans la mesure du possible, il faut choisir un emplacement central. Une fois l'espace déterminé, les détails importants doivent être clarifiés, par exemple:
- La salle est-elle disponible à l’heure voulue?
- La pièce est-elle prête au moment voulu?
- La pièce répond-elle à toutes les exigences (possibilités d'obscurcissement, température, bruit ambiant)?
Ameublement et préparation des supports
Les chaises ergonomiques sont idéales pour les longues réunions.
Optez pour une table de réunion assez grande pour accueillir tous les participants. Chaque participant devrait avoir la possibilité de poser ses documents et le matériel qu’il a apporté. De plus, une table d’appoint devrait être installée pour poser le projecteur.
Les supports les plus couramment utilisés sont le panneau d’affichage, le tableau de conférence, le rétroprojecteur et le PC avec projecteur.
Vous devriez toujours vérifier avant la réunion si toutes les aides techniques nécessaires sont disponibles et fonctionnelles.
Panneau d’affichage
Veillez à ce que le panneau d'affichage soit correctement positionné et à ce qu'il y ait suffisamment de papier, de cartes et de stylos.
Tableau de conférence
Vérifiez que tout est correctement fixé pour éviter que le tableau ne s'effondre pendant la présentation.
Rétroprojecteur
Lorsque vous utilisez un rétroprojecteur, il faudrait savoir comment il fonctionne. Vous devriez penser à l'alimentation électrique et, si besoin, organiser un câble de rallonge. Il est judicieux de savoir où l'appareil s’allume et comment remplacer le rouleau de film et la lampe. Vous devriez également vérifier s'il y a suffisamment de film et de stylos à disposition.
PC, projecteur et TV
Pour les petits groupes, vous pouvez utiliser l'affichage de votre PC comme écran de projection. Si le groupe est si grand que vous ne pouvez plus le placer autour de l'ordinateur portable, vous pouvez utiliser un moniteur LCD/LED ou un téléviseur.
Pour les grands groupes, vous aurez certainement besoin d'un projecteur. Assurez-vous que l'appareil est le plus lumineux et silencieux possible, et que la résolution de l'image est bonne.
Conseil: imprimez les contenus préparés pour ne pas vous retrouver les mains vides en cas de problème technique.
Arbenita Jashari
Junior Editor
arbenita.jashari@digitecgalaxus.chStylo, feuille, ciseaux? Ou trombones dorés et bloc-notes chic? Au bureau, je me pose chaque jour ce genre de questions. Pour moi, les outils doivent non seulement fonctionner, mais aussi être beaux. Et quand je ne me penche pas sur du matériel de bureau dernier cri, je prépare ma valise pour partir me ressourcer dans une région éloignée du monde, je m’entraîne avec des poids et un tapis de course ou je me balade tranquillement en contemplant le crépuscule.