Come preparare la prossima riunione
2.3.2018
Traduzione: Sanela Dragulovic
Quasi la metà del nostro tempo lavorativo lo trascorriamo in riunioni, ma solo saltuariamente siamo davvero efficienti. Qui di seguito abbiamo raccolto alcuni consigli su come puoi prepararti al meglio.
Per evitare riunioni inutili e mal organizzate, prima di pianificare una riunione rifletti sulle seguenti domande. Ricordati, che solo in pochi casi riuscirai a trovare una risposta soddisfacente a tutte quante:
- Quando dovrebbe avere luogo la riunione?
- Quanto dovrebbe durare?
- Dove dovrebbe svolgersi?
- Quanto grande deve essere la sala?
- Sono disponibili le infrastrutture necessarie?
- La sala è stata riservata per l’orario e giorno desiderato ed è stata allestita in modo corretto?
Scelta dei partecipanti
Scegli concretamente le persone interessate al tema e che sono indispensabili per la riunione. Invita i partecipanti con largo anticipo, affinché abbiano il tempo necessario per prepararsi. Nell’invito indica le seguenti informazioni:
- Orario
- Luogo
- Tema, obiettivi
- Partecipanti
Preparazione dello svolgimento
Come per ogni evento, occorre prima di tutto salutare i partecipanti. Dopo di che si può accennare il tema e gli obiettivi della riunione e in seguito coinvolgere i partecipanti. Per attirare la loro attenzione e avvicinarli al tema che verrà trattato puoi:
- porre domande (le domande stimolano la riflessione)
- mostrare in che misura il tema riguarda ogni partecipante
Preparazione relativa alla sala
Occorre ora decidere dove si terrà la riunione. Se possibile si dovrebbe scegliere una sala centrale, facilmente raggiungibile da tutti i partecipanti. Una volta stabilito il posto, bisogna chiarire i seguenti punti:
- La sala è disponibile per l’orario e giorno stabilito?
- La sala sarà pronta per l’orario e giorno stabilito?
- La sala soddisfa le necessità, per esempio possibilità di oscuramento, temperatura, rumori di sottofondo?
Mobilio e infrastruttura
In caso di riunioni di lunga durata le sedie ergonomiche sono le più indicate.
Opta per una scrivania che offra sufficiente spazio a ogni partecipante. Il partecipante deve poter sistemare il materiale necessario alla riunione. Inoltre, dovrebbe essere disponibile una scrivania per poter utilizzare al meglio il beamer e il notebook.
L’infrastruttura solitamente più utilizzata durante una riunione sono bacheca, flipchart, retroproiettore e PC con beamer.
Prima della riunione è necessario controllare se i dispositivi tecnici richiesti sono disponibili e funzionanti.
Bacheca
Controlla che la bacheca sia al posto giusto e procurati sufficiente carta, cartoncini e materiale per scrivere.
Flipchart
Controlla che la struttura sia ben montata e fissata per evitare che ceda durante la presentazione.
Retroproiettore
Per utilizzare il retroproiettore devi sapere come funziona. Controlla che il cavo di alimentazione sia abbastanza lungo, altrimenti organizza una prolunga. Inoltre, occorre sapere dove si accende e come sostituire il rullo dei lucidi e la luce. Ricordati di controllare che ci siano a disposizione sufficienti lucidi e rulli, nonché le penne adatte.
PC, beamer e TV
In caso di piccoli gruppi puoi usare come display direttamente lo schermo del tuo PC. Se il gruppo è numeroso puoi utilizzare un monitor LCD / LED oppure la TV.
In caso di grandi gruppi occorre organizzare un beamer. Assicurati che l’apparecchio sia il più possibile luminoso e silenzioso e che abbia una buona risoluzione delle immagini.
Consiglio: stampa i contenuti preparati per evitare di rimanere a mani vuote in caso di problemi tecnici.
Arbenita Jashari
Junior Editor
arbenita.jashari@digitecgalaxus.chPenna, carta, o forbici? Un paio di graffette dorate o un elegante taccuino? Queste sono le domande che mi pongo quando sono in ufficio. Perché le cose non devono essere solo funzionali, devono anche avere un bel aspetto. E se non mi sto occupando delle ultime novità sugli articoli di cancelleria, vuol dire che ho già le valige pronte per partire in uno di quei posti remoti che ancora si trovano su questa terra, che mi sto allenando sollevando dei pesi o correndo sul tapis roulant, oppure mi sto semplicemente godendo una bella passeggiata al tramonto.