Retroscena
Microsoft Teams vs. privacy: la spada di Damocle è ora viola
di Dominik Bärlocher
Microsoft Viva: lunga vita alla privacy – oppure no?
11.2.2021
Traduzione: Leandra Amato
Microsoft Viva dovrebbe sostituire l'intranet della tua azienda. Ma con l'intranet nel cloud arrivano nuove preoccupazioni per la privacy, visto che Viva monitora sistematicamente i lavoratori.
Lo spot dura tre minuti e sedici secondi. Ed è pieno di gergo yoga vegano che sembra tutto, tranne un ambiente lavorativo della vita reale. Dialogo smielato, poche informazioni. La ragione per cui guardo il video di una giovane donna che gongola per il lavoro extra è che Microsoft ha recentemente preso l'abitudine di dare priorità all'analisi dei dati rispetto che alla privacy dei suoi utenti. Ecco perché gli annunci dell'azienda Windows meritano sempre uno sguardo attento.
Microsoft Viva, il nuovo strumento di comunicazione e interazione, dovrebbe essere diverso. Dovrebbe. L'azienda sta ancora trattenendo i dettagli, anche se Viva è già stato lanciato.
Le cose importanti in breve
- Microsoft Viva sostituisce l'intranet di un'azienda trasferendolo nel cloud.
- I dati personali sono resi disponibili solo al dipendente. I dati anonimizzati di tutto il team sono resi disponibili solo al capo.
- Il pericolo qui è costituito dai «metadati».
- Oltre alla produttività e all'informazione, l'attenzione si concentra sulla salute mentale della forza lavoro in telelavoro.
Viva potrebbe essere un incubo per la tua privacy in qualità di dipendente. E finora, Microsoft sta facendo ben poco per placare queste paure.
La panoramica di alto livello
Microsoft Viva è un portale per le imprese, adatto sia ai dipendenti che ai capi, che «in questi tempi difficili», in cui «molte cose sono diverse», devono anche in qualche modo tenere traccia della loro forza lavoro. Quindi ecco una breve panoramica di ciò che Viva è e dovrebbe fare, tralasciando le chiacchiere di marketing.
Viva ha una specie di bacheca o newsfeed che ti mostra le informazioni importanti dell'azienda. Prendiamo l'esempio di digitec: nel mio newsfeed troverei le conferenze stampa e gli eventi importanti come il lancio di Apple, oppure quando il CEO Florian Teuteberg informa sul bilancio annuale. Inoltre, i thread di conversazioni importanti dovrebbero apparire lì in modo da non perdere nulla riguardante l'azienda.
Una dashboard può essere configurata per tutti i ruoli all'interno dell'organizzazione in modo che tutte le informazioni e i compiti importanti vengano visualizzati per ruolo. In altre parole: i dipendenti del negozio digitec ricevono un calendario dei turni, mentre io come giornalista ricevo un suggerimento per rilassarmi. Mi chiedo se posso programmare cinque minuti di divertimento alle ore 14:00. La casella relax, per i collaboratori e le collaboratrici dei negozi non sarà al secondo posto, bensì al terzo.
«Insights» è un'altra dashboard progettata per il lavoro operativo. Mostra le opportunità di formazione, ti ricorda i compiti aperti verso la fine della giornata e ti trova del tempo nel tuo calendario per «Focus Work». «Focus Work», a proposito, è la soluzione Microsoft contro l'orribile diluvio di notifiche e riunioni. Ti dà la possibilità di essere produttivo per una volta. Indipendentemente dal fatto che la stessa Microsoft è causa di una parte del diluvio di notifiche.
E devo anche meditare, secondo Insights. Cara Microsoft, per favore sostituisci «meditare» con «caffè» e posso andare avanti. Perché la cultura dell'ufficio nelle grandi aziende deve sempre essere una tale stronzata? Ho abbastanza stronzate che mi stressano durante il giorno.
Insights vs. privacy
Una cosa di cui devi essere consapevole è che il settore «Insights» di Microsoft Viva fornisce al tuo capo dei dati sulle tue prestazioni e su quanto lavori. Questo suona familiare. Il Microsoft Productivity Score, che è stato modificato in modo da non spiarti così tanto, alla sua prima introduzione intendeva inviare al tuo capo dati di ogni tipo in modo che lui o lei potesse analizzare meglio le tue prestazioni.
Viva Insights fornisce ai tuoi supervisori dati simili. Tuttavia, Microsoft promette solo alle seguenti condizioni:
- Le statistiche di lavoro dettagliate e personali possono essere viste solo dal lavoratore stesso.
- I dati anonimizzati e basati sull'intero team sono visibili al capo.
Tutto questo dovrebbe proteggere la privacy dei dipendenti. Tuttavia, non è del tutto vero. Perché ogni capo conosce il suo team. Le persone al suo interno. Pertanto, la discussione qui è nei metadati. Se il tuo capo combina i dati di Insights con altri dati, quanto male può fare?
Un esempio semplificato, supponendo che ci sia un valore che esprime la produttività in percentuale: in un team di cinque persone, la produttività è ad un impressionante 45%. Poi un membro del team va in vacanza. Una persona va in vacanza e la produttività arriva al 50%. Cosa ci dice questo? Non è lì che un capo ha bisogno di dati personalizzati.
Quindi: «Insights» non è solo una cattiva idea a cui opporsi a causa della pappardella yoga-vegana. Anche il rilevamento automatico del rischio di burnout non aiuta. Questo è stato progettato per identificare quando il tuo team è sull'orlo del collasso mentale sulla base di «Quanto spesso i tuoi dipendenti lavorano oltre il loro orario regolare?».
Yoga vegano contro la legge svizzera
Il rilevamento del rischio di burnout suona bene. L'analisi delle prestazioni su base numerica invece no. Questo è anche il punto di vista della legge svizzera, il che significa che Microsoft Viva è sul filo del rasoio. Tutto dipende dal ragionamento nel contesto giuridico: la legge svizzera è piuttosto vaga quando si tratta di ciò che è permesso e su quali basi.
Il Codice delle obbligazioni svizzero (CO) stipula all'articolo 328:
Nei rapporti di lavoro, il datore di lavoro deve rispettare e proteggere la personalità del lavoratore, avere il dovuto riguardo per la sua salute e vigilare alla salvaguardia della moralità.
L'art. 328b del CO contraddice in parte la protezione della personalità:
Il datore di lavoro può trattare dati concernenti il lavoratore soltanto in quanto si riferiscano all’idoneità lavorativa o siano necessari all’esecuzione del contratto di lavoro.
Nel caso di Microsoft Viva, si può sostenere che il datore di lavoro non sta elaborando alcun dato dei suoi dipendenti. Microsoft Viva lo fa. Se sei un collaboratore o una collaboratrice di Digitec Galaxus AG, la persona giuridica Digitec Galaxus AG non analizza i tuoi dati, bensì li raccoglie; ma Microsoft li elabora.
La Legge federale sulla protezione dei dati (LPD) fornisce un quadro chiaro all'art. 4, cpv. 3 entro il quale i dati personali possono essere trattati:
I dati possono essere trattati soltanto per lo scopo indicato all’atto della loro raccolta, risultante dalle circostanze o previsto da una legge.
Quando il trattamento di dati personali è subordinato al consenso della persona interessata, il consenso è valido soltanto se espresso liberamente e dopo debita informazione. Trattandosi di dati personali degni di particolare protezione o di profili della personalità, il consenso deve essere anche esplicito.
È facile. Durante il colloquio di lavoro e nel contratto di lavoro diventa chiaro: «Il tuo lavoro e i tuoi dati utente saranno analizzati in modo anonimo per scopi di qualità e prestazioni». Chi dice di no quando c'è una busta paga che ti aspetta alla fine del mese?
Ma la legge svizzera parte dal presupposto che un'ampia sorveglianza non è salutare o benefica per i dipendenti di un'azienda. Pertanto, in generale è inammissibile:
- Videosorveglianza sul posto di lavoro. Ma ci sono delle eccezioni
- Monitoraggio audio sul posto di lavoro.
- Sistemi di tracciamento per la localizzazione dei dipendenti. Di nuovo, ci sono delle eccezioni. I servizi di consegna a domicilio sembrano essere forti in questo.
- Spyware.
- Monitoraggio sistematico della posta elettronica o dell'accesso a Internet.
- Sorveglianza sistematica delle telefonate. Anche in questo caso ci sono eccezioni.
- Altri tipi di sorveglianza sistematica.
Questo è esattamente il motivo per cui l'analisi di Microsoft Viva dovrebbe essere legalmente illegale. Certo, possiamo discutere sul fatto se Viva sia uno spyware o meno, ma la sorveglianza è sicuramente sistematica.
L'Ordinanza 3 concernente la legge sul lavoro (OLL 3) afferma che:
Non è ammessa l’applicazione di sistemi di sorveglianza e di controllo del comportamento dei lavoratori sul posto di lavoro.
I sistemi di sorveglianza o di controllo, se sono necessari per altre ragioni, devono essere concepiti e disposti in modo da non pregiudicare la salute e la libertà di movimento dei lavoratori.
Ma poi c'è la sorveglianza sistematica, che è ammissibile. Ad esempio se viene usata per assicurare la qualità o per misurare il numero di pezzi prodotti o di chiamate effettuate in un call center.
Così un capo intraprendente può sostenere che il monitoraggio sistematico in Viva è necessario per la garanzia della qualità e la sua stessa azienda non analizza nulla. È Microsoft che analizza.
Più cinicamente, è improbabile che un'azienda faccia domande sulla legalità della raccolta dei dati. Microsoft offre un ottimo prodotto, Viva sembra bello e «guarda com'è ben animato»; inoltre, tutti i discorsi sul benessere impressionano. Voilà, la sorveglianza è approvata.
Formazione anche in telelavoro
Uno dei migliori aspetti della moderna cultura del lavoro è l'attenzione alla formazione e allo sviluppo. Microsoft Viva mira ad affrontare anche questa necessità. In Viva «Learning», la tua azienda può offrirti corsi e simili per aiutarti ad avanzare nella tua carriera.
Poi c'è Viva «Topics», una «specie di Wikipedia per la tua azienda». Ok. Un altro wiki. Per quelli che usano Microsoft Teams solo come uno Skype viola: ogni team in Teams ha il proprio wiki. È una scheda in cima al team.
Così un'azienda che aveva già la cultura dei wiki, ha ora anche:
- Il wiki prima dell'era Teams, che sia un'istanza di wiki, intranet, Confluence o simili
- Il wiki in «Teams»
- Il wiki in Viva «Topics»
Di certo non è molto chiaro. Microsoft farebbe bene a creare una soluzione centralizzata per i contenuti wiki. Questo contenuto viene poi riprodotto sulle app. Così Microsoft Wiki memorizzerebbe il contenuto e verrebbe riprodotto in Teams e Viva.
Viva un po' vago
Attualmente Microsoft Viva è ancora piuttosto vago. Microsoft non ha ancora annunciato alcun dettaglio tecnologico o funzionalità esatta, ma ha fatto una presentazione del prodotto ad un livello piuttosto superficiale.
Microsoft fa sapere agli utenti che Viva non è ancora pronto. Al momento è funzionale e accessibile agli utenti di Office 365, ma le caratteristiche dovrebbero essere aggiunte nel corso del 2021. Per me, questo porta a una sola conclusione: Viva è una reazione alla pandemia di Corona, cosa che i dipartimenti di marketing non vogliono mai nominare. Teams doveva essere un sostituto di Skype, e poi ha ottenuto alcune nuove caratteristiche. Ma questo non basta in un mondo che riconosce che il personale di uffici interi può svolgere il proprio lavoro facilmente da qualsiasi luogo.
Spetta ai consigli di amministrazione prendere in considerazione questa «nuova normalità». Il telelavoro è qui per restare. Se non altro perché molte persone non possono o non vogliono più immaginare di andare in ufficio tutti i giorni.
Giornalista. Autore. Hacker. Sono un contastorie e mi piace scovare segreti, tabù, limiti e documentare il mondo, scrivendo nero su bianco. Non perché sappia farlo, ma perché non so fare altro.
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