Ratgeber
Alles, was man für ein hybrides Meeting braucht
von Zeynep Bekar
Sitzungszimmer 2.0: Die hybride Ära kann beginnen
15.7.2021
Bilder: Thomas Kunz
Firestarter, Mojito und The F!zzy – das sind drei der vielen Sitzungszimmer von Digitec Galaxus am Hauptstandort Zürich. Während der Corona-Zeit wurden sie für die hybride Arbeitsära aufgerüstet.
Die Corona-Pandemie hat für Aufruhr in den C-Levels dieser Welt gesorgt. Auf einmal sind Face-to-Face Meetings weggefallen. Die Sorgen waren gross: Sind die Mitarbeiter nach wie vor produktiv wenn der Chef nicht die Faust im Nacken machen kann? Was, wenn der von der Buchhaltung einfach eine rauchen geht? Oder was, wenn die eine Grafikerin da einfach ihren Laptop einpackt und im einsamen Wäldchen im Aargau ihre Grafiken macht?
Im Laufe des Pandemie-Jahres hat sich herausgestellt, dass diese Sorgen unbegründet sind. Die Buchhaltung ist trotz Zigarettenpause gemacht und auch im Wald entstehen schöne Grafiken.
Weil diese Form der Arbeit für viele so gut funktioniert hat, müssen sich CEOs, Team Leader und Manager damit abfinden, dass nicht alle ihrer Schäfchen – auch nach der offiziellen Aufhebung der Homeoffice-Pflicht – Bock auf stickige Grossraumbüros haben.
Deshalb muss umgedacht werden in den Schweizer Büros.
Frischer Wind an der Pfingstweidstrasse
Das macht auch Digitec Galaxus am Hauptsitz in Zürich. Firestarter, Mojito, The F!zzy und die restlichen zwanzig Sitzungszimmer, die vor der Pandemie ständig überbucht waren, wurden aufgerüstet. Verantwortlich dafür waren die beiden IT Supporter Marco Stadler und Lars Stoll – unterstützt wurden sie von B2B Solution Manager Nico Bosshart.
Mitten im ganzen Corona-Trubel, als niemand richtig wusste, wie es weitergehen soll, bekamen sie den Auftrag von CEO Florian Teuteberg: Die Sitzungszimmer sollen dem Zeitgeist entsprechen und technisch auf Vordermann gebracht werden.
Bisher lag pro Zimmer nur eine Logitech-Tastatur auf dem Spanplattentisch, die per Bluetooth mit einem NUC verbunden war. Der Bildschirm des NUC war ein Fernseher – und das war’s. So waren lediglich physische Meetings vor Ort möglich. «Eigentlich hatten wir gar keine richtige Lösung für hybride Meetings», gibt Nico Bosshart offen zu. Ihn haben Marco und Lars wegen seinen Kontakten zu den relevanten Herstellern, Lieferanten sowie Firmenkunden für die Beschaffung der neuen Lösung dazugeholt.
Mit den freiheitlichen Bedürfnissen, die die Mitarbeitenden während der Pandemie gefasst haben, kommt die beschriebene Nicht-Einrichtung schnell an ihre Grenzen. Deshalb ist «das Ziel der neuen Lösung maximale Flexibilität und Diversität», sagt Marco Stadler.
Meetings sollen also so stattfinden können, dass die anwesenden Teilnehmer auch tatsächlich gemeinsam in den Meeting-Raum gehen und sich mit ihren zuhausegebliebenen Gspändli austauschen können.
Doch es soll nicht nur eine Brücke zwischen Büro- und Homeoffice-Mitarbeitern geschlagen werden, sondern auch zwischen Geräten. «Hier laufen Mitarbeiter mit allen möglichen Geräten herum», erklärt Marco Stadler. In den neuen Meetingräumen sollen Lenovo-Besitzer genauso hybride Meetings führen können wie MacBook-Jünger – oder auch externe Kunden, die mit dem Android-Tablet unterwegs sind.
Zwei Lösungen vom selben Hersteller
Als das Weihnachtsgeschäft durch war, kam das Projekt richtig ins Rollen. «Dann habe ich mich erstmal in unserem Shop umgeschaut», sagt Lars Stoll. Dabei habe er allerlei Lösungen gefunden – jede mit einem anderen Trade-Off.
Denn es ist so ein Ding mit diesen Meeting-Lösungen. «Klar, viele Komplettlösungen, haben immer so den einen oder anderen Haken», sagt Lars. Trotzdem haben die beiden IT Supporter nicht nur eine, sondern zwei passende Komplettlösungen gefunden. Sie kommen aus dem Hause Logitech.
- Lösung 1: Rally mit Tap
- Lösung 2: Meetup
Die einheitliche Benutzererfahrung war ein wichtiges Kriterium – deshalb wurde darauf geachtet, dass beide Lösungen wenn möglich vom gleichen Hersteller kommen. «In beiden Typen von Meetingräumen soll die gleiche User Experience anzutreffen sein – so können Meetings schnell und effizient gestartet werden», erklärt Nico Bosshart.
Deshalb sind jetzt drei Sitzungszimmer an der Pfingstweidstrasse mit der Rally-Lösung ausgestattet und zwanzig mit Meetup.
Rally mit Tap: Die, die dich verfolgt
Die Rally ist das Herzstück der Premium-Lösung. Es ist tatsächlich ein ziemlich tolles Gefühl, die Kamera von Logitech mit einem Fingertippen auf der quadratischen Fernbedienung zum Leben zu erwecken. Trotzdem – würde das Ding irgendwo anders als in einem Meetingraum stehen, kämen ziemlich schnell dystopische Gefühle auf.
Denn das Auge der wachsamen Ultra-HD-Kamera verfolgt dich bei deinem hin- und hergehen während der Präsentation. Mühelos wechselt die Rally zwischen einer grosszügigen Weitwinkelaufnahme und einem mega Zoom – und an den eingefangenen Bildern ist tatsächlich nichts auszusetzen. Ob diese wirklich «Studio-Qualität» erreichen, sei dahingestellt.
Doch die Kamera-Linse allein macht noch kein hybrides Meeting. Dafür kommen zwei «extrem empfindliche» Mikrofon-Pods, zwei längliche Speaker-Leisten und ein NUC-Mini-PC dazu. Und ganz wichtig: Das Logitech Tap.
Das Tap ist das Kontrollzentrum der Rally-Plus-Lösung. Mit dem Touch-Controller sollen Videokonferenzen über die zuvor ausgewählte Lösung über einen Single Tap möglich gemacht werden. Als Lösung unterstützt Logitech unter anderem Google Meet, Microsoft Teams Rooms oder Zoom Rooms.
Wie es bei öffentlichen Geräten oft der Fall ist, sind diese Lösungen im Kiosk-Modus auf dem Tap verfügbar – das heisst, mit reduzierten Benutzerrechten für die Person, die es bedient.
Es funktioniert
Das Versprechen besteht tatsächlich den Praxis-Test. Wir betreten das Sitzungszimmer Firestarter, drücken einen Knopf auf dem Tap. Die Rally dreht sich sofort auf und wir sehen uns auf dem Bildschirm. Wir sind bereits mitten im Call.
Vor wenigen Monaten noch hätte das Minuten gedauert – Laptop verkabeln, alle Anmeldungen durchführen, Bild richtig einstellen, Teams zum Laufen bringen. Jetzt können wir über den Single Tap starten, weil wir den Raum zuvor als Ort des Meetings definiert haben. Der Ort wird dann automatisch auch zu einem eingeladenen Teilnehmer des Calls.
Damit dieses Single Tap Feature möglich ist, musst du aber einen Microsoft Teams-Account für den Raum einrichten – und die entsprechenden Lizenzkosten zahlen. In diesem Fall sind das pro Raum circa 50 Franken.
Das Tap sieht aus wie ein breites Tablet und fungiert als Kontrollzentrum im Raum. Das heisst, auch Entwickler und MacBook-Jünger aus der Marketingabteilung können das Sitzungszimmer betreten, das Meeting starten und ein hybrides Gespräch führen.
Das ist auch der Grund, warum sich das Ding trotz Aufpreis durchgesetzt hat: «Wir haben zurzeit etwa 200 Entwickler inhouse – und ein Grossteil von ihnen hat halt nur eine richtig fette Kiste unter dem Tisch, auf der sie entwickeln», sagt Lars Stoll. Sie hätten kein mobiles Gerät, um ohne das Tap an den Sitzungen teilnehmen zu können. «Für sie ist es essentiell, auch ohne mobile Infrastruktur bei hybriden Meetings dabei sein zu können.»
Unterhaltsame Live-Untertitel
Neben der Rally-Kamera, die dich und deine Stimme verfolgt und dein Gesicht so vergrössern kann, dass es einen 75-Zoll-Bildschirm ausfüllt, sind auch verbundene Microsoft-Teams-Features erwähnenswert.
«Es ist schwer zu sagen, wo Logitech aufhört und Microsoft Teams anfängt», sagt Marco Stadler. Dieses Zusammenspiel der Hard- und der Software ist gut bei der Option für Live-Untertitel zu beobachten. Logitech hört mit beim Gespräch und bringt die abgehörte Information «zu Blatt». So wird im Sekundentakt angezeigt, wer was im Meeting gesagt hat. Das Feature funktioniert jedoch nur auf Englisch – unsere schweizerdeutschen Konversationen werden also als englisches Kauderwelsch aufgefangen.
Meetup: Die kleine, aber feine
Meetup ist die kleine Schwester der Rally. Kamera, Speaker und Mikrofon kommen auf einer Leiste zusammengepackt. Mit den verschiedenen Funktionen der Leiste und dem 120 Grad-Blickfeld der Meetup ist das Setup speziell für kleinere Meetings konzipiert, bei denen zwei bis fünf Menschen auch dicht vor der Kamera im Sitzungszimmer sitzen können. Auch dieses Setup scheint seinen Zweck zu erfüllen. «Es funktioniert einwandfrei – und darauf kommt es ja an», sagt Nico Bosshart.
Auch die Meetup-Kamera verfolgt dich automatisch mit ihrem 4K-Bildsensor – solange sie regelmässig mit Updates gefüttert wird. Im Gegensatz zu ihrer grossen Schwester, der Rally, ist RightSight – so heisst die Verfolgungstechnologie – bei der Meetup nativ mit dabei. Bei der Rally ist diese nämlich nur dann vorhanden, wenn du dir die Rally-Kamera als Teil einer Raumlösung mit Tap bzw. NUC zulegst.
Du kannst beide Kameras aber auch einfach über die Fernbedienung steuern, wenn dir die automatische RightSight-Verfolgungsfunktion nicht zusagt.
Hier kommt der Haken
Die Logitech-Tastatur und die NUCs aus den Zeiten vor der hybriden Arbeitsära haben wir übrigens trotzdem nicht weggeschmissen. Sie sitzen immer noch versteckt und einsatzbereit in den zwanzig kleineren Digitec Galaxus-Meetingräumen – in Kombination mit der Meetup-Lösung.
Denn die vielschichtigen Interaktions- und Kommunikationshürden des heutigen Arbeitsalltags bergen ihre Tücken – besonders wenn viele Stakeholder involviert sind. «Die grosse Raumlösung, die wir uns jetzt angeschafft haben, löst leider nur die Hälfte des Problems», erklärt Nico Bosshart.
«Conferencing ist nämlich das eine – doch Inhalte teilen ist nochmals ein anderes Steckenpferd», erklärt er mir. Auch wenn ersteres mit der schicken Rally-Lösung noch so schnell und freihändig funktioniert, ist letzteres ohne Endgerät vom Tap aus nicht möglich.
Deshalb wurden die verstaubten Gadgets in zwanzig Räumen beibehalten: So können sich die MacBook-Jünger und Engineers bei Bedarf über die Tastatur und das NUC dort ins Firmennetz einloggen und die gewünschten Inhalte teilen – diese Übung dürfte dann aber wieder etwas länger dauern.
Vorerst ein gutes Gefühl
Es war unterhaltsam, in den neu ausgestatteten Sitzungszimmern zum ersten Mal an den Meeting-Optionen herumzuspielen – besonders in Verbindung mit der Rally-Cam. Wie lange dieses Gefühl auch bei echten Meetings anhalten wird, bleibt abzuwarten.
Einer der Aussenstandorte von Digitec Galaxus in Belgrad wird die neue Lösung ebenfalls bekommen. Doch das Team in Belgrad muss sich erstmal mit ein paar Meetup-Exemplaren zufrieden geben – was im Normalfall mit einer kleinen Gruppe von bis zu fünf Menschen vor der Linse jedoch auch völlig ausreichen sollte.
«Ich will alles! Die erschütternden Tiefs, die berauschenden Hochs und das Sahnige dazwischen» – diese Worte einer amerikanischen Kult-Figur aus dem TV sprechen mir aus der Seele. Deshalb praktiziere ich diese Lebensphilosophie auch in meinem Arbeitsalltag. Das heisst für mich: Grosse, kleine, spannende und alltägliche Geschichten haben alle ihren Reiz – besonders wenn sie in bunter Reihenfolge daherkommen.
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